Unsere Leistungen:

Der bisherige Ablauf bei Hoyer, um die umfangreichen Ausschreibungen zu verteilen, war weder für Hoyer noch für die potenziellen Auftragnehmer:innen einfach und intuitiv. Gerade Ausschreibungen haben oft ausführliche Anhänge oder wichtige Details, die für eine E-Mail zu groß sind. Außerdem ist ein manueller Versand per Mail zeitaufwendig, fehleranfällig und erschwert die Kontrolle. Eine zeitgemäße, datenschutzkonforme Lösung wurde dringend benötigt, um die Verteilung der Ausschreibungen effizient zu gestalten und eine bessere Nachverfolgbarkeit sicherzustellen.

Technischer Aufbau und Umsetzung

Wir entwickelten eine passwortgeschützte, webbasierte Plattform mit getrennten Benutzerrollen für die Bauabteilung von Hoyer und externe Leistungsnehmer:innen:

• Loginbereich: Ein geschützter Zugang für registrierte Nutzer:innen, sowohl für Mitarbeitende der Bauabteilung als auch für externe Dienstleister:innen.
• Upload-Funktion für Hoyer: Die Bauabteilung kann ihre Ausschreibungen bekanntgeben und große Dateien einfach hochladen, verwalten und organisieren.
• Download-Zugang für Auftragnehmer:innen: Nach einer genehmigungsfreien Registrierung haben externe Partner:innen jederzeit Zugriff auf die für sie relevanten Unterlagen.
• Automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen: Sobald neue Dokumente hochgeladen oder bestehende Ausschreibungen aktualisiert werden, erhalten die registrierten Nutzer:innen automatisch eine Benachrichtigung per E-Mail – so bleibt niemand außen vor.
  

Die Anwendung wurde DSGVO-konform umgesetzt und lässt sich in bestehende IT-Strukturen integrieren.

Mehr Effizienz, Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit

Die von uns entwickelte Plattform ermöglicht potenziellen Auftragnehmer:innen eine eigenständige Registrierung und dass sie jederzeit auf aktuelle Ausschreibungsunterlagen zugreifen können. Dank automatisierter Benachrichtigungen bleiben alle Beteiligten immer auf dem neuesten Stand. Die Lösung spart Zeit, reduziert den Kommunikationsaufwand und erhöht die Datensicherheit im Ausschreibungsprozess signifikant.

Die Preisberechnung für lose Pellets hängt von zahlreichen Faktoren ab – darunter Liefergebiet, Bestellmenge, Zugang zur Lieferstelle und aktuelle Tagespreise. Aus diesem Grund mussten die Mitarbeitenden bei Hansepellet jede Anfrage individuell prüfen, bepreisen und manuell ins ERP-System übernehmen. Dies führte zu einer längeren Bearbeitungszeit und zu einem erheblichen Mehraufwand für die Mitarbeitende.

Intelligente Backend-Automatisierung mit ERP-Anbindung

Für Hansepellet entwickelten wir eine maßgeschneiderte Lösung, die den Angebotsprozess weitgehend automatisiert:

• Verwaltung der Preisparameter im Backend: Das Vertriebsteam kann alle relevanten Preisfaktoren – wie Transportkosten, Tagespreise, Zuschläge und Rabatte – zentral im Backend pflegen. Änderungen sind jederzeit möglich und wirken sich sofort auf zukünftige Anfragen aus.
• Preisberechnung im Hintergrund: Die Preisermittlung für das Angebot läuft automatisch im Backend. Sobald Interessentinnen und Interessenten eine Anfrage über das Webformular absenden, werden alle Angaben verarbeitet und ein individueller Preis berechnet.
• Direkte Integration ins ERP-System: Die Daten aus den Anfragen werden über eine API direkt in das bestehende ERP-System von Hansepellet übergeben.

Die Anwendung wurde DSGVO-konform umgesetzt und lässt sich in bestehende IT-Strukturen integrieren.

Schnellere Angebote, weniger Aufwand, mehr Professionalität

Dank der automatisierten Preisberechnung und ERP-Anbindung entfallen ein großer Teil manueller Arbeitsschritte im Vertriebsprozess. Anfragen über die Website werden automatisch mit Preis und Daten von Kundinnen und Kunden angereichert und direkt an das Vertriebsteam übergeben. Das spart Zeit, erhöht die Bearbeitungsgeschwindigkeit und sorgt für ein professionelleres Erlebnis der Kundschaft – ein klarer Wettbewerbsvorteil in einem dynamischen Markt.

Im Bereich Heizöl- und Pelletslieferung gibt es keine festen Preise. Die Kosten hängen unter anderem vom Tagespreis, der Lieferregion, der Abnahmemenge und zusätzlichen Serviceleistungen ab. Klassische E-Commerce-Systeme können diese dynamischen Faktoren gar nicht oder nicht optimal abbilden. Es sollte also ein individueller Preisrechner mit direkter Bestellmöglichkeit entwickelt werden, welcher den Kundinnen und Kunden ein modernes Usererlebnis bietet.

Maßgeschneiderte technische Umsetzung

Wir haben eine vollständig individuelle Webanwendung entwickelt, die sowohl für Kundinnen und Kunden als auch für die internen Vertriebsmitarbeitenden einen hohen Mehrwert bietet:

• Dynamische Preisberechnung im Frontend: Besucher:innen der Website können über einen intuitiv bedienbaren Rechner jederzeit ihren individuellen Heizöl- oder Pelletspreis berechnen lassen – basierend auf Menge, PLZ, Produktart und optionalen Zusatzleistungen wie z. B. Expresslieferung.
• Verwaltung der Preisparameter im Backend: Hoyer hat einen eigenen Administrationsbereich, in dem alle relevanten Preisfaktoren flexibel gepflegt und angepasst werden können. So lassen sich auch kurzfristige Marktveränderungen in Echtzeit abbilden.
• Kompletter Bestellprozess inklusive Zusatzoptionen: Kundinnen und Kunden können nach der Preisberechnung direkt online bestellen. Zubuchbare Serviceleistungen wie Schlauchlänge oder Wunschlieferzeiten lassen sich bequem auswählen und werden in den Gesamtpreis integriert.

Echtzeitpreise, mehr Komfort, höhere Conversion

Mit dem Heizöl- und Pelletsrechner bietet Hoyer seinen Kundinnen und Kunden eine moderne, rund um die Uhr verfügbare Möglichkeit, aktuelle Preise abzufragen und Bestellungen online zu tätigen. Die Lösung vereint komplexe Logik mit einfacher Bedienbarkeit und stärkt die digitale Kundschaftsbindung erheblich. Gleichzeitig entlastet die automatisierte Preisfindung den Vertriebsinnendienst und sorgt für effizientere Prozesse im Tagesgeschäft.

Bislang wurden Mietobjekte manuell aus dem internen Verwaltungssystem exportiert und in verschiedenen Kanälen händisch eingepflegt – von der Unternehmenswebsite bis zu externen Immobilienportalen. Das führte nicht nur zu hohem Zeitaufwand, sondern auch zu inkonsistenten Datenständen, Verzögerungen bei der Veröffentlichung und potenziellen Fehlern in den Inseraten. Eine direkte systemische Verbindung nach außen existierte nicht.

REST-API und zentrale Content-Steuerung für alle Kanäle

Wir entwickelten eine REST-API, die als intelligentes Bindeglied zwischen dem internen SEMMELHAACK-Portal, der Unternehmenswebsite und führenden Immobilienplattformen fungiert:

• Datenübernahme aus internem System: Alle Wohnungsinserate werden zentral im hauseigenen SEMMELHAACK-Portal gepflegt und regelmäßig automatisiert an unser System übertragen – ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.
• Multichannel-Publikation auf führenden Immobilienplattformen: Neben der Website veröffentlichen wir alle Inserate automatisch auf führenden Immobilienplattformen. Änderungen an Inseraten, Verfügbarkeiten oder Objektstatus werden automatisch synchronisiert, Angebote bei Bedarf entfernt oder aktualisiert.
• Modular erweiterbar: Die entwickelte Lösung ist skalierbar und ermöglicht künftig auch die Integration weiterer Systeme – etwa zur Lead-Generierung, Analyse oder automatisierten Exposé-Erstellung.

Automatisierte Prozesse, weniger Aufwand, mehr Reichweite und besserer Service

Durch die vollständig automatisierte Anbindung des internen Systems an Website und Immobilienportale konnte die Fehleranfälligkeit manuell gepflegter Inserate deutlich reduziert werden. Gleichzeitig profitieren potenzielle Mieter:innen von stets aktuellen, reichweitenstarken Exposés auf der SEMMELHAACK-Website oder den großen Immobilienportalen. Für das interne Team bedeutet das: weniger Routineaufgaben, strukturierte Prozesse und mehr Fokus auf das Wesentliche – die persönliche Beratung.

REGULUS benötigte ein auf maximal 200 registrierte Mitglieder beschränktes Forum mit definierbaren Rollen (z. B. Moderation, Redaktion, Teilnehmende), eine Möglichkeit zum Anlegen verschiedener Themenräume (Spaces) sowie einer zentralen Nachrichtenübersicht. Zusätzlich sollten Nutzer:innen Inhalte melden können („Hinweis-Funktion“) und der Zugang über ein sicheres Login-System geregelt sein. Designvorgabe: vollständige Integration ins bestehende Corporate Design.

Evaluierung, Integration und Individualisierung

Wir haben ein passendes Forum-Plugin integriert, technisch angepasst und im REGULUS Design umgesetzt – inklusive Rollen für Benutzer:innen, Forenräumen und Meldefunktion:

• Plugin-Recherche & technische Evaluation: Zu Beginn stand die Auswahl der passenden technischen Basis im Fokus. Wir analysierten verschiedene Forensysteme und Plugins auf ihre Eignung hinsichtlich Accountverwaltung, Sicherheit, Skalierbarkeit und Erweiterbarkeit.
• Integration in bestehende Website-Infrastruktur: Nach Auswahl des optimalen Plugins wurde das Forum in das bestehende Websystem integriert – datenschutzkonform und performant.
• Customizing nach REGULUS-Vorgaben: Wir passten das Forum sowohl optisch als auch funktional an die spezifischen Anforderungen an: Einrichtung von Rollen für Benutzer:innen, Spaces, Nachrichtenübersicht und der Funktion zur Meldung von Inhalten durch User.

Strukturierter Austauschraum für Partner:innen und Mitarbeitende

Das neue eDialog Forum ist ein sicherer und geschützter Kommunikationsraum für die Partnergemeinschaft von REGULUS. Registrierte Nutzer:innen erhalten per Login Zugang, können themenspezifisch diskutieren, Informationen teilen oder Beiträge anderer kommentieren. Das Forum profitiert von Moderations- und Steuerungsmöglichkeiten und die Struktur ermöglicht einen klaren Überblick. Die digitale Infrastruktur schafft so eine verlässliche, nachhaltige Basis für fachlichen Austausch und dialogorientierte Zusammenarbeit.